Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2026 roku – jak pracodawca sfinansuje szkolenia IT i AI

Krajowy Fundusz Szkoleniowy – krótka odpowiedź

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to pieniądze z Funduszu Pracy, z których powiatowy urząd pracy dofinansowuje szkolenia pracowników i samych pracodawców. Od 1 stycznia 2026 r. urząd może pokryć do 70% kosztów kształcenia, a podmiotom bez pracowników lub zatrudniającym do 9 osób do 90%, z limitem 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika. Wniosek składasz elektronicznie w naborze swojego urzędu, a szkolenie musi poprowadzić instytucja z Bazy Usług Rozwojowych.

Zasady wynikają z ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 125–133), której przepisy o KFS stosuje się od początku 2026 roku. Poniżej opisujemy je razem z priorytetami na 2026 i 2027 rok – z odnośnikami do ustawy i dokumentów ministerstwa.

Obejrzyj · 1:00

KFS 2026: co się zmieniło po reformie

Element	Do końca 2025 r.	Od 1 stycznia 2026 r.
Podstawa prawna	ustawa o promocji zatrudnienia z 2004 r.	ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 125–133
Kto składa wniosek	pracodawca z co najmniej jednym pracownikiem	podmiot opłacający składki na Fundusz Pracy co najmniej 6 miesięcy (lub zwolniony z mocy prawa)
Poziom wsparcia	80%, mikrofirmy 100%	do 70%; do 9 osób lub bez pracowników – do 90%
Limit na uczestnika	300% przeciętnego wynagrodzenia	200% przeciętnego wynagrodzenia
Roczny limit na wnioskodawcę	brak jednolitego	4×, 8×, 12× lub 14× przeciętne wynagrodzenie, wg zatrudnienia
Realizator	dowolna instytucja	podmiot z rejestru Bazy Usług Rozwojowych
Wniosek	papierowo lub elektronicznie, wg urzędu	elektronicznie, przez konto na praca.gov.pl

Roczny limit na wnioskodawcę zależy od liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty:

• do 9 osób: 44
• 10–49 osób: 88
• 50–249 osób: 1212
• powyżej 249 osób: 1414

Źródło: Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 126 ust. 3

Na cały 2026 rok minister przeznaczył na KFS 419 591 tys. zł. To pula dzielona między wszystkie powiaty, więc w praktyce o wyniku decyduje termin złożenia wniosku i dopasowanie do priorytetów.

Priorytety KFS na 2026 i 2027 rok

Urząd w pierwszej kolejności rozpatruje wnioski zgodne z priorytetami ministra, a do nich samorządy województw dodają do trzech priorytetów regionalnych i powiaty – jeden własny.

Priorytety ogólnopolskie 2026	Priorytety ogólnopolskie 2027
zarządzanie i komunikacja w firmie (przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi, dialog społeczny)	zawody deficytowe
umiejętności w zawodach deficytowych w powiecie lub województwie	kompetencje do działania w sytuacjach kryzysowych, bezpieczeństwo i ciągłość działania
nowe procesy, technologie i narzędzia, zwłaszcza umiejętności cyfrowe, AI i zielone	kształcenie osób po 50. roku życia
usługi zdrowotne i opiekuńcze oraz ekonomia społeczna	nowe procesy, technologie i narzędzia: cyfrowe, AI i zielone

Dla szkoleń IT najważniejszy jest priorytet nowych technologii – w obu latach. W 2027 roku dochodzą dwa, które też mogą pasować do kursów technicznych: kształcenie osób po 50. roku życia i kompetencje związane z bezpieczeństwem i ciągłością działania (np. podstawy cyberbezpieczeństwa dla osoby odpowiedzialnej za IT).

Jak uzasadnić szkolenie IT

Urząd chce zobaczyć związek szkolenia z konkretną zmianą w firmie. Dobre uzasadnienia brzmią np. tak:

• wdrażamy narzędzia AI do obsługi zgłoszeń i zespół musi umieć je konfigurować i kontrolować;
• przenosimy aplikacje do chmury i kontenerów, więc administrator musi poznać Dockera i Kubernetes;
• testerzy manualni przechodzą na testy automatyczne w Pythonie;
• wprowadzamy zasady bezpieczeństwa informacji i szkolimy osobę odpowiedzialną za IT.

Przy szkoleniach z AI argumentem jest też art. 4 unijnego AI Act (obowiązuje od 2.02.2025, złagodzony rozporządzeniem (UE) 2026/1744 od 27.07.2026): dostawcy i podmioty stosujące AI mają podejmować działania wspierające kompetencje personelu w zakresie AI, a udokumentowane szkolenie jest praktycznym dowodem. Jakie kursy AI kończą się dokumentem, który to potwierdza, opisujemy w poradniku o kursach sztucznej inteligencji z certyfikatem.

Szkolenia pracowników z KFS

Od 1 stycznia 2026 r. (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia) Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) pokrywa do 70% kosztów szkolenia pracowników, a u pracodawców zatrudniających do 9 osób — do 90%, maksymalnie do 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika. Szkolenie musi prowadzić firma z Bazy Usług Rozwojowych, a zacząć je można dopiero po podpisaniu umowy z powiatowym urzędem pracy.

• BUR — część programów regionalnych dofinansowuje także szkolenia pracowników firm; poziom zależy od operatora w województwie.

KFS dla pracodawców — poradnik

Źródła: Baza Usług Rozwojowych (PARP) · Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) · Publiczne służby zatrudnienia — KFS 2026 (psz.praca.gov.pl)

Szukasz też nowych osób do zespołu, a nie tylko szkolenia obecnych? Ogłoszenie na LITJobs publikujesz bezpłatnie – zobacz, jak działa LITJobs dla pracodawców.

Wniosek o KFS krok po kroku

1. Krok 1Nabór w PUP

   Urząd ogłasza nabór z kwotą, priorytetami i terminami.

2. Krok 2Wybór szkolenia z BUR

   Porównujesz oferty realizatorów z Bazy Usług Rozwojowych.

3. Krok 3Wniosek na praca.gov.pl

   Program, wzór zaświadczenia, oferta cenowa, de minimis.

4. Krok 4Umowa z urzędem

   Dopiero po podpisaniu umowy zaczynasz szkolenie.

5. Krok 5Szkolenie

   Uczestnicy kończą kurs z wymaganą frekwencją.

6. Krok 6Rozliczenie

   Faktura, zaświadczenia i dotrzymanie zobowiązań z umowy.

Krok 1: Sprawdź, czy firma może złożyć wniosek

Warunek podstawowy z art. 125 ust. 8: co najmniej 6 miesięcy opłacania składek na Fundusz Pracy bezpośrednio przed wnioskiem albo zwolnienie z nich z mocy prawa. Środków nie dostanie m.in. podmiot z zaległościami w podatkach lub składkach albo w likwidacji. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, przygotuj też dokumenty o pomocy de minimis – KFS jest pomocą publiczną.

Krok 2: Policz zatrudnienie, poziom wsparcia i limity

Liczba osób zatrudnionych w przeliczeniu na etaty w dniu wniosku decyduje o dwóch rzeczach: czy dostaniesz do 70%, czy do 90% kosztów, oraz jaki masz roczny limit. Policz też koszt na uczestnika – maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia. Kwotę przeciętnego wynagrodzenia, którą stosuje, urząd podaje w ogłoszeniu naboru. Różnicę ponad limit pokrywa firma.

Krok 3: Wybierz szkolenie i realizatora z BUR

Realizator musi być w rejestrze Bazy Usług Rozwojowych – jak go sprawdzić, pokazujemy w przewodniku po rejestrze BUR. Kieruj się konkurencyjnością, równym traktowaniem i przejrzystością: porównaj co najmniej dwie oferty i zachowaj je. Urząd zestawia cenę z kosztami podobnych usług na rynku, więc wyraźnie zawyżona stawka może obniżyć przyznaną kwotę.

Krok 4: Przygotuj załączniki

Do wniosku zwykle dołączasz:

• program kształcenia – nazwa, liczba godzin, cele, plan zajęć, sposób zaliczenia lub efekty uczenia się;
• wzór zaświadczenia o ukończeniu, wystawianego przez realizatora;
• ofertę cenową wybranego realizatora i porównanie z innymi;
• informacje o pomocy de minimis – dla przedsiębiorców.

Program i wzór zaświadczenia przygotowuje firma szkoleniowa. Listę wymaganych dokumentów podaje Twój urząd w ogłoszeniu.

Krok 5: Złóż wniosek w naborze

Urząd ogłasza nabór na swojej stronie z wyprzedzeniem, podając kwotę, priorytety i kryteria. Wniosek składasz elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl (art. 126 ust. 4), do urzędu właściwego dla siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności. Jeśli wniosek ma braki, urząd wyznacza termin na ich uzupełnienie – po nim wniosek zostaje bez rozpatrzenia.

Krok 6: Podpisz umowę i dopiero wtedy zacznij szkolenie

Urząd ocenia wnioski formalnie i merytorycznie: zgodność z priorytetami, potrzebami rynku pracy i ceną. KFS nie finansuje działań rozpoczętych przed zawarciem umowy (art. 125 ust. 12), dlatego termin startu kursu ustalaj z zapasem i nie wpłacaj zaliczek przed decyzją urzędu.

Krok 7: Rozlicz środki i dotrzymaj zobowiązań

Po szkoleniu rozliczasz środki według umowy: faktura, zaświadczenia o ukończeniu, czasem lista obecności. W umowie znajdziesz też zobowiązania na czas po szkoleniu, np. utrzymanie zatrudnienia przeszkolonych osób i prowadzenia działalności przez określony okres.

Najczęstsze błędy pracodawców

• wniosek „na zapas”, bez związku z priorytetem i realną zmianą w firmie;
• realizator spoza BUR albo firma powiązana z wnioskodawcą;
• start kursu przed podpisaniem umowy, bo „grupa ruszała wcześniej”;
• pominięcie priorytetów regionalnych i powiatowych, które dają dodatkowe punkty;
• brak porównania cen;
• korzystanie ze starych poradników, które wciąż podają 80% i 100% dofinansowania.

KFS a inne źródła finansowania

Ten sam koszt nie może być sfinansowany dwa razy ze środków publicznych. Jeśli nie zmieścisz się w naborze KFS, sprawdź programy dla firm w regionalnych naborach BUR – zestawienie ścieżek dla firm i osób prywatnych jest w poradniku o szkoleniach z dofinansowaniem. Jeśli szkolisz zespół do konkretnych certyfikatów branżowych, zajrzyj do przeglądu certyfikatów IT. Szkolenia, które pracodawca musi zapewnić z mocy innych przepisów, np. BHP, nie są finansowane z KFS.

Zastanawiasz się, czy przeszkolić obecny zespół, czy zatrudnić kogoś z zewnątrz? Przejrzyj aktualne oferty pracy IT – zobaczysz, jakich umiejętności wymagają inne firmy i ile oferują, co pomoże też uzasadnić zakres szkolenia we wniosku.

Szkolenie z KFS dla zespołu w LearnIT

LearnIT prowadzi kursy na żywo online z programowania, testowania, DevOps, danych, cyberbezpieczeństwa i AI i ma profil dostawcy w Bazie Usług Rozwojowych. Pomagamy dobrać program do priorytetu, przygotować program kształcenia i wzór zaświadczenia oraz zaplanować termin pod nabór w Twoim urzędzie. Decyzję o przyznaniu środków zawsze podejmuje urząd pracy.

Przeszkol zespół z KFS

Zostaw kontakt — doradca LearnIT opowie o szkoleniu dla zespołu i o finansowaniu z KFS.

Website

Imię i nazwisko *E-mail *Telefon *Nazwa firmy *

Wiadomość

Zgadzam się na kontakt LearnIT w sprawie kursu i na przetwarzanie moich danych w tym celu — zgodnie z polityką prywatności.

Wyślij zapytanie